Revisors tjekliste til sikker datadeling med klienter

Når en virksomhed deler regnskabsdata, kontrakter og bilag med sin revisor, er det afgørende, at det sker sikkert. Økonomiske oplysninger er følsomme, og både GDPR og branchestandarder stiller krav til, hvordan de håndteres. Derfor arbejder en revisor i Odense altid med klare procedurer for sikker datadeling og digital kommunikation med klienter.

Hvorfor datasikkerhed er afgørende i revisionsarbejde

Revisorer håndterer nogle af de mest følsomme data, en virksomhed har – alt fra lønoplysninger til finansielle aftaler. Hvis disse oplysninger ikke deles sikkert, kan konsekvenserne være alvorlige – både økonomisk og juridisk.

De største risici ved usikker datadeling er:

• Databrud: Uautoriseret adgang kan føre til misbrug af økonomiske oplysninger.
• Manglende GDPR-compliance: Hvis reglerne ikke overholdes, risikerer virksomheden bøder.
• Tab af tillid: Kunder, banker og samarbejdspartnere mister tillid, hvis data ikke håndteres korrekt.
• Forkerte beslutninger: Hvis data manipuleres eller mistes undervejs, kan det påvirke virksomhedens økonomiske beslutninger.

Revisorer oplever ofte, at mange virksomheder stadig deler bilag via usikre metoder som e-mail. Det er en stor faldgrube, fordi almindelig mail ikke lever op til kravene om sikker dokumentdeling.

Revisors tjekliste til sikker datadeling

For at sikre, at både revisor og klient overholder reglerne, arbejder revisor typisk med en række faste principper.

En sikker datadeling bør altid omfatte:

• Krypterede løsninger: Brug af sikre portaler eller cloud-løsninger med kryptering i stedet for almindelig e-mail.
• Adgangskontrol: Kun relevante personer har adgang – altid med stærke adgangskoder eller to-faktor-login.
• GDPR-overholdelse: Alle systemer skal være i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning.
• Logning og sporbarhed: Det skal være muligt at dokumentere, hvem der har haft adgang til data.
• Automatiseret backup: For at sikre, at data aldrig går tabt.
• Klare procedurer: Virksomhed og revisor bør have aftalte retningslinjer for, hvordan data deles og arkiveres.

Eksempel: En klient i Odense sendte tidligere bilag via e-mail. Efter at revisor gennemgik datasikkerhedstjeklisten, blev der indført en sikker portal, hvor alle dokumenter nu deles krypteret. Det gav både ejeren tryghed og en bedre struktur i samarbejdet.

Fordele ved sikker digital kommunikation med revisor

Når datasikkerheden er på plads, får både virksomhed og revisor et langt bedre samarbejde. Det handler ikke kun om at undgå risici, men også om at gøre hverdagen nemmere.

De største fordele er:

• Tryghed: Virksomheden ved, at data er beskyttet og lever op til GDPR.
• Effektivitet: Dokumenter deles hurtigt via portaler eller apps – uden risiko for at forsvinde i en indbakke.
• Gennemsigtighed: Sporbarhed gør det nemt at se, hvem der har haft adgang.
• Bedre struktur: Al dokumentation samles ét sted, så både virksomhed og revisor altid kan finde materialet.
• Professionelt samarbejde: Sikker datadeling sender et klart signal til kunder og samarbejdspartnere om, at virksomheden tager ansvar.

For virksomheder betyder det, at de kan bruge tiden på drift og udvikling frem for at bekymre sig om datasikkerhed. For revisor betyder det, at arbejdet bliver mere effektivt, og at rådgivningen kan baseres på korrekte og velstrukturerede data.

Når en virksomhed samarbejder med en revisor, er det ikke kun tallene, der tæller – det er også, hvordan data håndteres. Med en digital revisor, der prioriterer sikkerhed, får virksomheden både ro i maven og et professionelt samarbejde, hvor økonomiske oplysninger er i trygge hænder.