Automatisering af bilag – revisors vurdering af fordele og ulemper

Digitalisering har for alvor ændret, hvordan virksomheder arbejder med bogføring. Hvor bilag tidligere blev gemt i mapper og tastet manuelt, kan de i dag scannes, uploades eller automatisk hentes ind i regnskabssystemet. Denne automatisering af bilag har sparet mange virksomheder for både tid og fejl, men som revisorer ser vi også, at der er faldgruber, man skal være opmærksom på. Med en lokal revisor i Odense kan virksomheder udnytte fordelene ved digital bilagshåndtering uden at miste kontrollen over regnskabet.

Hvordan bilagsautomatisering fungerer i praksis

Automatisering af bilag bygger på integrationer og kunstig intelligens, der aflæser og registrerer data fra fakturaer og kvitteringer.

Sådan fungerer det typisk:

• Scanning og OCR-teknologi: Bilag scannes, og systemet aflæser automatisk dato, beløb og leverandør.

• Integrationer: Fakturaer hentes direkte fra e-mail eller bank og matches med betalinger.

• Automatisk kontering: Systemet foreslår konti ud fra tidligere registreringer.

• Arkivering: Bilag gemmes digitalt, så de altid er tilgængelige ved revision eller kontrol.

Eksempel: En mindre virksomhed i Odense gik fra manuel bilagsindtastning til et AI-baseret system. Resultatet var, at bogholderen kunne halvere den tid, der blev brugt på bilagsregistrering – og samtidig reducere antallet af fejl.

For revisoren betyder automatisering, at fokus flyttes fra manuel kontrol af bilag til vurdering af, om systemet fungerer korrekt og leverer retvisende data.

Fordele ved digital bilagshåndtering

Der er ingen tvivl om, at automatisering giver store fordele for både virksomheder og revisorer.

De mest markante fordele er:

• Tidsbesparelse: Færre manuelle indtastninger frigør tid til andre opgaver.

• Reducerede fejl: Automatisering minimerer risikoen for tastefejl.

• Bedre overblik: Bilag arkiveres digitalt og kan findes frem på få sekunder.

• Samarbejde med revisor: Når bilagene er digitale, kan revisoren få adgang i realtid og opdage fejl løbende.

• Skalerbarhed: Automatisering gør det muligt at håndtere flere bilag uden at øge ressourcerne.

En revisor med erfaring i AI-bogføring kan hjælpe virksomheden med at sætte systemet op korrekt og sikre, at integrationerne fungerer, så fordelene udnyttes fuldt ud.

Ulemper og faldgruber ved automatisering af bilag

Selvom fordelene er store, ser vi som revisorer også, at der er udfordringer, man skal være opmærksom på.

De mest typiske ulemper er:

• Forkerte konteringsforslag: Systemet lærer af tidligere registreringer, men kan fastholde fejl, hvis de ikke rettes.

• Afhængighed af software: Nedbrud eller leverandørskift kan give problemer med adgang til historiske data.

• Mangel på kontrol: Når alt kører automatisk, kan virksomheder overse fejl, hvis der ikke er faste rutiner for gennemgang.

• Datasikkerhed: Digitale systemer kræver høj datasikkerhed og korrekt håndtering af GDPR.

• Kompleksitet: Ikke alle bilag passer i en standardmodel – fx projektrelaterede udgifter, hvor manuel vurdering er nødvendig.

Eksempel: En vækstvirksomhed brugte et AI-baseret bogføringssystem, men opdagede først ved årsrevisionen, at flere leverandørfakturaer var konteret forkert. En revisor i Odense hjalp med at rette opsætningen, så systemet fremover foreslår de korrekte konti.

Som revisorer anbefaler vi, at automatisering aldrig står alene. Den skal altid kombineres med faste kontroller og løbende dialog med en revisor.

Automatisering af bilag er et stærkt værktøj, men kun når det bruges rigtigt. Med den rette opsætning kan virksomheder spare tid, minimere fejl og skabe gennemsigtighed i økonomien. Men der er også behov for kontrol og rådgivning, så systemet ikke bliver en blind vinkel i regnskabet. En erfaren revisor i Odense kan hjælpe dig med at få det bedste ud af bilagsautomatisering – uden at gå på kompromis med kvaliteten.